【摘要】現代信息化進程要求農村幼兒園管理不能只滿足于獨立、零散的手工辦公方式,需要的是協同工作、綜合、集成化的解決方案。針對幼兒園內部的管理流程和結構,網絡化的辦公自動化系統充分擔當起了機構中各個管理層的各項工作,不僅成為單位員工工作中的優秀助手,同時更是幫助有關領導做出英明決策的左右手,使最復雜、繁瑣的辦公室事務變得自動化、流程化、數字化,大大提高了幼兒園各部門的工作效率。本文結合墨江縣幼兒園的具體情況,提出了適合本幼兒園現代化辦公要求的辦公自動化系統設計方案。
【關鍵詞】幼兒園管理辦公自動化系統設計方案
【中圖分類號】TP399【文獻標識碼】A【文章編號】1006-9682(2010)08-0042-02
一、農村幼兒園管理和應用上遇到的困難
近年來,農村幼兒教育發展迅速,幼兒園各項工作開始步入規范化、科學化和信息化管理。但調查結果表明,目前多數農村幼兒園發展面臨一些急需解決的問題。一是辦園條件較差,基本是家庭作坊式,條件簡陋;二是師資水平參差不齊;三是幼兒園管理不規范,工作無計劃,管理無章法,工作隨意性較大。這使我們更加清醒地認識到了加強農村幼兒園管理的重要性和必要性,必須在管理上下功夫,在措施上加力度,提高辦園水平。教育信息化對幼兒園管理提出了新的要求,幼兒園搭建信息管理平臺具有現實意義。信息管理平臺應遵循園本性、高效性、漸進性的原則,為構建適應現代教育需要的新型幼兒園管理系統、實現幼兒園高效管理提供有力支持。如何借助富有園本特色的信息管理軟件來支持幼兒園發展,是幼兒園相關負責人應認真思考的問題。根據幼教行業信息化的要求,結合墨江縣幼兒園的具體情況,提出適合幼兒園現代化辦公要求的辦公自動化系統設計方案,以推動幼兒園管理信息化進程。
二、業務需求
農村幼兒園在實現辦公自動化管理方面不能滿足于獨立、零散的辦公方式,需要的是協同工作、綜合、集成化的解決方案。而網絡是解決由于物理距離造成的信息交流不暢、協商溝通不便的辦公瓶頸問題的最佳方式。充分了解內聯網(Intranet)/互聯網(Internet)的優勢,建立分布式、網絡化的辦公自動化應用將會帶來巨大的經濟效益和社會效益。
為了更好地利用墨江縣幼兒園現有的校園網資源,首先從行政管理開始嘗試無紙化辦公。幼兒園日趨完善的校園服務網絡,為無紙化辦公提供了資源平臺。考慮到目前幼兒園計算機的實際使用特點,整個軟件系統架構在幼兒園內的計算機網絡上,數據可以達到最大的共享。園長也可以通過網絡,隨時掌握園內的各種信息變化,實施電子文檔管理,實行辦公自動化。通過為幼兒園構建高效實用的辦公自動化系統,可實現內外信息高效溝通聯絡、網絡協同無紙化辦公;幫助幼兒園最終實現規范管理、信息資源高效傳遞,并從彼此獨立被動的管理模式轉向一體化、信息共享的統一管理模式。
三、系統總體設計方案
1.省略 framework框架、微軟最新C#語言、SQL Server 2000企業版數據庫。
2.結構體系
結構體系設計指的是以硬件系統結構為主,配以軟件系統及其它配套設備的設計。硬件系統包括基本配置和網絡通信結構等。從計算機技術領域的發展來看,辦公自動化管理系統的體系結構大體可以分為:主機終端模式、文件服務器模式、客戶機/服務器模式(Client/Server,簡稱C/S模式)和Web瀏覽器/服務器模式(Browser/Server,簡稱B/S模式)。
主機終端模式已被逐步淘汰,而文件服務器模式只適用小規模的局域網,對于較大規模用戶,采用C/S結構不但增加了系統的復雜度,而且帶來許多安裝維護等問題,采用B/S結構信息檢索和瀏覽全部通過瀏覽器進行操作,不但減輕了管理人員的維護工作量,而且操作界面統一直觀、簡單方便,便于用戶操作使用。
3.系統設計方案特點
(1)系統具有最大限度的靈活性,用戶可以自定義管理模塊,系統繼承配套的管理功能;分門別類的文檔歸屬不同的自定義管理模塊,大大強調了系統的分類性和同步性;系統集成了客戶關系(CRM)和考勤系統,使用戶一舉多得;手機短信和站內消息的全面嵌入,全面提升了工作效率;整個系統宣揚無紙辦公、移動辦公、提高效率、降低成本、規范科學的管理體制。
(2)系統具有較高的安全性,符合國際通用的安全標準,包括互聯網(Internet)安全標準。它還提供了基于個人和群組角色的對數據及應用的訪問權限,通過授權/認證、數據及通訊加密、執行及存取控制以及口令保護等方式,使數據始終處于安全控制之中。
(3)系統集成了內聯網(Intranet)/互聯網(Internet)功能,全面支持標準的互聯網協議,使用戶能在友好美觀的Web頁面下工作。本系統內置移動辦公支持,可通過撥號連接或互聯網(Internet)連接,以用戶定制方式快速訪問企業數據庫,獲取相應的信息。
(4)系統可根據單位內部各類工作事務安排,結合組織機構和日常工作方式,定義適合本單位的工作流程規范,并將信息自動發送到各個部門,以滿足不同企業的實際需求。
(5)本系統拓展了傳統辦公自動化系統的應用范圍:不僅可以對文檔型數據進行處理,還可通過內置數據接口,以多種方式調用各種結構化關系型數據,經過系統的處理,以圖表、多媒體方式表現,大大加強了信息分析和輔助決策的能力。
(6)具有集成度更高的平臺特點,集中體現了信息、文檔在辦公活動中交流的開放性與及時性的重要,提供給管理員強大的管理工具,使系統更易于管理和維護,系統本身精干的體系結構和設計思想,為用戶量身定制新模塊變得非常快捷,支持對后續版本的平滑升級。
4.系統功能介紹
本系統包括職能部門、分類論壇、用戶管理、工作任務、郵件系統、我的文檔、公文流轉、客戶關系、名片系統、職位管理、考勤系統、手機短信、全文檢索、在線消息等模塊。主要目標是有效地提高辦公效率、降低辦公成本、規范管理體制等。系統的功能結構見表1。
四、實施幼兒園辦公自動化管理的優勢
辦公自動化系統的建立將使幼兒園整體管理在提高效率、信息綜合以及為決策提供更好的支持、各種情況得到快速反映;樹立更好的幼兒園形象,滿意度大大提高;對工作的實時監控、及時的分析統計、幼兒園規模的擴大、管理制度的完善、各種教學資源的積累、保教質量得到上升;員工敬業意識和水平提高、更好的上下級溝通、管理成本減少、協調性增加、教師工作效率和積極性的提升、決策能力的提高。
五、結束語
首先,通過使用本系統,最大限度的滿足本幼兒園的實際應用需求,在領導、干部、職工及客戶之間實現集通信、協同操作和協調運行為一體的辦公自動化環境,充分發揮現代信息系統的優勢,使信息的采集、交流通暢無阻,并為用戶提供連通全球的通訊基礎設施、同時還支持在內聯網(Intranet)/互聯網(Internet)體系結構上緊密結合的應用。單位內部和單位之間的個人對個人、個人對群組、群組對個人和群組對群組的通信,都能在數秒鐘內將信息安全可靠的傳輸到世界任何地方,為用戶信息的共享和發布提供最便捷的途徑。
其次,協同操作、信息共享技術能為個人或企事業單位提供公共的共享工作區,大家能針對各自關心的問題或工作事宜展開討論,能增進個人與單位、單位與單位之間的工作聯系,加快工作進度。工作流程的組織和自動流轉能有效提高工作效率。信息通過電子手段將工作從一個人或一個工作步驟自動化的傳遞到下一個人或工作步驟,有效地規范辦事程序,協調個人、單位與客戶之間的關系,單位能根據及時準確的信息、避免重復勞動。
最后,整個系統宣揚無紙辦公、移動辦公、提高效率、降低成本、規范科學的管理體制。系統中實用且人性化的功能設置,既方便了資料信息的管理和查詢,又能有效的節約辦公成本。針對一個具有100名職工的實體單位,本系統至少降低60%辦公成本,提高工作效率10倍以上。
表1
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